Philosophie d’achat
Postes Canada a pour politique de soutenir équitablement la concurrence, de voir à ce que ses pratiques touchant le marketing et la concurrence répondent aux besoins des clients et de se conformer à toutes les lois qui s’appliquent. Notre objectif en tant que grande société canadienne est de fournir les services postaux les plus fiables, économiques et accessibles au public canadien. Nous croyons que plus un fournisseur comprend bien les activités et les politiques d’achat de Postes Canada, plus il sera en mesure de contribuer aux objectifs de la Société.
Nous reconnaissons le rôle essentiel que jouent les fournisseurs dans nos opérations et nous avons appris que la confiance et le respect mutuels constituent la base d’une excellente relation.
Pratiques d’achat
La Société canadienne des postes a pour politique d’octroyer des contrats pour des biens et services dans le but d’obtenir la meilleure valeur globale. Postes Canada octroie des contrats à des fournisseurs qui permettent à la Société d’obtenir des biens et services de qualité en temps opportun, qui respectent les exigences et qui offrent des tarifs concurrentiels.
Tout au long du procédé d’approvisionnement et de contrat d’achat ou de location, Postes Canada :
- Établira et maintiendra des relations d’affaires productives avec des fournisseurs qui visent eux aussi à offrir des produits et services de qualité aux clients, et qui reflètent l’engagement de la Société en matière d’excellence par l’entremise de leurs relations commerciales avec elle.
- Démontera l’importance qu’elle accorde à ces relations d’affaires avec ses fournisseurs en poursuivant visiblement son engagement en matière de conduite professionnelle et éthique dans tous les aspects de ses activités d’approvisionnement.
En tant que société d’État, Postes Canada mène, le cas échéant, ses activités d’approvisionnement conformément aux accords commerciaux internationaux. Les achats assujettis à l’Accord de libre-échange canadien, l’Organisation mondiale du commerce et l’Accord économique et commercial global entre le Canada et l’Union européenne sont publiés par l’entremise de MERX/Ariba Discovery. Les documents d’appel d’offres assujettis à des accords commerciaux doivent être commandés par le biais de MERX/Ariba Discovery.
Fournisseurs d’approvisionnement
Pour les achats qui ne sont pas assujettis à des accords commerciaux, les demandes peuvent être publiées sur MERX ou Ariba Discovery ou les fournisseurs peuvent être identifiés selon leurs expériences antérieures auprès de la SCP, et grâce à l’annuaire de l’industrie, à Internet et à des sources connexes, y compris des catalogues et des journaux, des salons professionnels et des conférences.
Ouverture des appels d’offres
Postes Canada ne préconise pas l’ouverture publique des appels d’offres ni ne révèle à quiconque les renseignements qu’elles contiennent, sauf si elle est tenue de le faire en vertu d’accords commerciaux ou de la loi. Nous croyons fermement que le dépouillement public des soumissions va à l’encontre des principes de l’équité et de la concurrence sur lesquels reposent nos activités commerciales.
Octrois des contrats
En général, tous les contrats sont émis par la Gestion de l’approvisionnement de Postes Canada selon le procédé d’évaluation officielle. Les fournisseurs qui correspondent le mieux à nos besoins généraux seront invités à entamer des négociations pouvant mener à l’élaboration d’un contrat officiel.
Les utilisateurs finaux ne sont pas autorisés à conclure des ententes avec les fournisseurs. Les fournisseurs ne doivent pas fournir de marchandises ou de services avant qu’un bon de commande ou un contrat soit mis en place et ils ne doivent pas effectuer de travail au-delà de la portée d’un contrat actuel.
Gestion de l’approvisionnement
La Gestion de l’approvisionnement de Postes Canada valorise sincèrement la relation spéciale qui existe entre Postes Canada et ses fournisseurs. Nous sommes toujours prêts à discuter de l’évolution, de l’amélioration du rendement ou de la réduction des coûts si ces éléments nous aident à réaliser notre objectif d’offrir des services fiables et rentables au public canadien.
Procédé de cyberapprovisionnement
- Système de cyberapprovisionnement entreprise à entreprise
Permet à nos utilisateurs d’acheter des produits et services en ligne autorisés auprès de fournisseurs prédéfinis. - Communications électroniques avec les fournisseurs (sous la forme de bons de commande et de factures)
Pour faciliter le processus d’achat. - Transferts électroniques de fonds
Pour simplifier le procédé des comptes fournisseurs. - Cyberapprovisionnement
Les employés autorisés de Postes Canada ont accès à un système de cyberapprovisionnement sur le Web. Pour les employés, il représente un portail unique pour l’acquisition de biens et de services. - Bons de commande électroniques
Les bons de commande sont envoyés au fournisseur en format électronique (par le biais d’Ariba Network, par courriel ou par télécopieur).
Sauf indication contraire dans le contrat ou le bon de commande, les conditions applicables aux bons de commande de Postes Canada. - Facturation électronique
Postes Canada privilégie Ariba Network comme méthode de réception des factures de la part des fournisseurs, dans un format .xml ou .txt (spécifications disponibles sur demande). - Élimination de la facturation
Des circonstances particulières permettent que des paiements soient générés pour les fournisseurs lorsque les employés de Postes Canada confirment la réception des biens et services sans une facture. - Paiement électronique
Dans la mesure du possible, Postes Canada enverra le paiement par transfert électronique de fonds.
En tant que fournisseur de Postes Canada, vous devez être en mesure de traiter les transactions électroniques liées à l’approvisionnement. Après avoir examiné les renseignements indiqués ci-dessous, vous pouvez communiquer avec votre représentant de la Gestion de l’approvisionnement de Postes Canada pour discuter de la portée de la relation d’affaires actuelle ou potentielle.