Service de données sur les personnes qui déménagent du Programme national sur les changements d’adresse (PNCA) FAQ

Postes Canada octroie des licences pour la prestation du service de données sur les déménagements du PNCA à des sociétés de services approuvées qui ont mis en œuvre un logiciel de concordance conforme aux exigences de Postes Canada. Ce logiciel recense les personnes qui déménagent dans vos bases de données ou listes d'adresses de clients, à l'aide d'une combinaison de noms et d'adresses. Pour repérer une correspondance, le logiciel doit reconnaître le prénom et le nom de famille, ainsi que l'ancienne adresse de votre client dans la base de données du PNCA.

Vous pouvez épurer les dossiers de vos clients avec un modèle SaaS ou par l'intermédiaire de services professionnels, en fonction de ce que vous offre votre fournisseur de services du PNCA.

Il existe deux façons d'appliquer à vos données les données du PNCA sur les déménagements.

1. Si vous préparez un envoi et n'avez pas déjà une relation commerciale avec le client
   Alors vous pouvez mettre à jour votre liste d'adresses avec la nouvelle adresse. Vous ne pouvez pas garder les données sur les personnes qui déménagent dans vos dossiers et devrez traiter de nouveau votre liste d'adresses à l'aide du service de données du PNCA pour tout autre envoi subséquent.
2. Si vous avez une relation existante avec un client
   Alors vous pouvez mettre à jour vos dossiers de clients avec les nouvelles adresses. Lorsqu'une nouvelle adresse est fournie, les conditions d'utilisation vous permettent également de communiquer avec un client pour confirmer sa nouvelle adresse.

Une relation d'affaires existe entre une personne qui déménage et une entreprise lorsqu'une personne ou une entreprise a :

• effectué un achat ou fait un don, loué, établi un contrat, ou participé à la prestation de produits ou de services d'une entreprise au cours des 24 derniers mois;

OU

• fait une demande de renseignements au cours des six derniers mois.

Si l'achat, le don, la location, ou le contrat pour la prestation de produits et de services comprend l'utilisation continue ou des transactions effectuées dans le cadre d'un abonnement, d'un compte, d'un prêt ou d'une relation semblable, la période de 24 mois commence le jour où la relation prend fin.

Vous ne pouvez pas utiliser les données du PNCA pour :

• améliorer une base de données en ajoutant les noms et les adresses de clients éventuels (par opposition aux clients existants);
• créer une liste ou une liste secondaire de certaines des personnes qui déménagent, dans le but de cibler certaines personnes ou certains groupes;
• mettre à jour des listes de location lorsqu'aucune relation n'existe avec les personnes figurant dans la base de données;
• mettre à jour les bases de données financières ou les registres, notamment mettre à jour les renseignements destinés à une agence d'évaluation du crédit ou participer à des activités relatives aux rapports de solvabilité ou au recouvrement ou au partage de données, de quelque manière que ce soit;
• vérifier manuellement les renseignements concernant les personnes qui déménagent, notamment dans le cadre d'un « dépistage » ou pour effectuer la correction des articles de courrier retournés « un à un »;
• mener des activités statistiques ou analyser les tendances des personnes qui déménagent à l'intérieur du Canada;
• toute autre fin, si ce n'est la correction des listes d'adresses et l'élaboration d'applications logicielles de concordance et leur tenue à jour pour utilisation avec la base de données du PNCA, conformément à ce que permet la licence.

Avant de procéder au traitement des données du PNCA, toutes les parties qui reçoivent les données doivent accepter les conditions d'utilisation du PNCA, qui veillent à ce que chaque partie qui manipule les données comprenne comment les données du PNCA sur les déménagements peuvent et ne peuvent pas être utilisées. Après avoir accepté les conditions d'utilisation, vous recevrez un code d'utilisateur prévu dans les conditions d'utilisation. Vous devez donner ce code d'utilisateur à votre fournisseur de services du PNCA, qui le valide et peut ensuite commencer le traitement de vos données. En aucun cas, les données ne peuvent être traitées avant la présentation d'un code d'utilisateur valide. Par conséquent, veillez à accepter les conditions d'utilisation bien avant le moment prévu du traitement de vos données. Vous devez renouveler votre convention sur les conditions d'utilisation tous les ans pour que votre code demeure actif.

Remarque importante : Les renseignements recueillis sur l'entreprise et sur les personnes-ressources dans le cadre de ce procédé demeureront strictement confidentiels. Postes Canada ne divulguera jamais de renseignements sur l'entreprise et sur les personnes-ressources.

La base de données du PNCA sur les déménagements contient plus de 11 millions de dossiers de personnes qui ont déménagé au cours des six dernières années.