FAQ sur la Fondation communautaire de Postes Canada

Pour être admissible au financement de la Fondation communautaire de Postes Canada, votre organisme doit :

• être un organisme de bienfaisance enregistré qui possède un numéro d’enregistrement d’organisme de bienfaisance canadien OU un organisme à but non lucratif enregistré qui possède un numéro d’enregistrement ou un numéro d’entreprise valide OU une école (comme le définit la loi sur l’éducation de chaque province) OU un organisme communautaire non enregistré OU une bibliothèque communautaire OU une association canadienne enregistrée de sport amateur OU une petite municipalité;
• disposer d’un conseil d’administration ou d’un comité d’organisation bénévole (cela ne s’applique pas aux écoles ni aux bibliothèques communautaires) – les employés peuvent être payés pour offrir les programmes, mais les postes au sein du conseil d’administration ne doivent pas être rémunérés; le paiement des dépenses engagées par les membres est acceptable;
• avoir un plan détaillé pour le projet qui fait l’objet de la demande (sauf pour les demandes de subvention Signature);
• avoir un budget pour le projet qui fait l’objet de la demande (sauf pour les demandes de subvention Signature);
• avoir les documents financiers nécessaires (voir ci-dessous).

Toutes les demandes doivent être appuyées par des documents financiers. Les subventions allant jusqu’à 5 000 $ n’ont besoin que d’une quantité minimale de documents financiers (budget du projet et états financiers pour l’année en cours). Les subventions d’un montant supérieur ont besoin d’un plus grand nombre de documents financiers, allant jusqu’aux états financiers vérifiés par un vérificateur indépendant pour les demandes d’une subvention Signature. Voici une liste complète de ce qui est exigé.

• Toutes les demandes de subvention Signature : états financiers vérifiés par un vérificateur indépendant
• Subventions de 15 001 $ à 25 000 $ : à tout le moins, un rapport de mission d’examen
• Subventions de 5 001 $ à 15 000 $ : à tout le moins, un avis au lecteur – un rapport de mission de compilation
• Subventions atteignant jusqu’à 5 000 $ : à tout le moins, les états financiers ou le plan pour l’année en cours
• Les demandes provenant des écoles ou des conseils des parents peuvent être accompagnées du budget actuel du conseil scolaire

REMARQUE : Si vous ne fournissez pas les bons documents financiers, votre demande sera automatiquement rejetée. Les états financiers vérifiés, les rapports de mission d’examen et les avis au lecteur/rapports de mission de compilation constituent les résultats des examens professionnels indépendants des documents financiers d’une organisation, menés par un comptable professionnel utilisant un ensemble commun de normes et d’examens.

Nous reconnaissons qu’une vérification financière régulière est une mesure que de nombreux petits organismes ne peuvent pas se permettre. La Fondation a le devoir, envers la clientèle et les membres du personnel qui versent des dons à la Fondation pour contribuer à son financement, de faire preuve de diligence raisonnable et d’étudier adéquatement les projets et les organismes qui présentent une demande.

Lorsque nous avons élaboré les critères de financement pour la Fondation, nous avons établi une approche progressive pour les demandes de subventions et les documents financiers à l’appui requis dans chaque cas. Nous croyons que cette approche est juste et qu’elle offre des occasions de financement à la plupart des organismes tout en respectant notre engagement envers les Canadiens et les Canadiennes qui nous appuient.

Les demandes sont acceptées seulement une fois par année au mois de février, pendant trois semaines. Veuillez consulter notre page de Demande de subvention de la Fondation Communautaire pour les dates exactes. Nous n’acceptons que les candidatures envoyées durant cette période, au moyen du lien sur notre site Web. Aucune prolongation ne sera accordée.

Nous aviserons tous les organismes du résultat de leur demande par le mois d’août. En raison du grand nombre de demandes que nous recevons, nous ne sommes pas en mesure de fournir des renseignements individuels ou du soutien pour la demande.

Aucune modification à votre demande n’est permise. La demande que vous soumettez initialement constitue la demande finale de votre organisme. Si vous recevez du financement d’une autre source pour le projet et que vous souhaitez retirer votre demande, veuillez communiquer avec nous à communautaire@postescanada.ca.

Les subventions Signature ne sont offertes qu’aux organismes dont les activités ont une portée à l’échelle nationale et profitent aux enfants et aux jeunes de l’ensemble du pays. Contrairement à nos subventions de projet, elles ne peuvent être utilisées pour un financement général. Les subventions Signature ne sont pas offertes aux sections régionales ou provinciales de groupes nationaux. Les demandes d’une subvention Signature doivent montrer que leurs programmes ont déjà contribué à améliorer la communauté ou les circonstances individuelles des enfants et des jeunes à l’échelle nationale.

Par exemple, la subvention Signature annuelle pour la vérité et la réconciliation avec les Autochtones est remise chaque année à un organisme autochtone local ou régional qui offre des programmes aux jeunes et aux enfants afin de les aider à comprendre la culture autochtone et de favoriser les conversations significatives dans un esprit de la réconciliation.

Les subventions de projet doivent être propres à un projet et ne doivent pas être utilisées pour un financement général. Les projets doivent favoriser le développement des capacités ou la création ou l’expansion de services, plutôt que le maintien de services existants.

Les demandes de subvention doivent correspondre au montant dont vous avez besoin pour financer votre projet. Vous pouvez demander un montant qui couvrira tous les coûts du projet ou une portion du montant total requis pour mettre votre projet en œuvre.

Détaillez avec le plus de précision possible les coûts du projet dans votre demande. Le montant maximal d’une subvention pour un projet est de 25 000 $.

Les subventions pour les organismes non enregistrés, les écoles, les organismes parents-enseignants, les garderies, les équipes sportives et toute initiative liée à des installations récréatives (piscines, terrains de jeu, patinoires, planchodromes, etc.) ne dépasseront pas 5 000 $.

Les subventions Signature ne sont offertes qu’aux organismes dont les activités ont une portée à l’échelle nationale et profitent aux enfants et aux jeunes de l’ensemble du pays. Les subventions Signature s’élèvent à 50 000 $ chacune.

Veuillez tenir compte des éléments suivants lorsque vous déterminez le montant demandé :

• votre type d’organisme;
• les documents financiers dont vous disposez;
• la somme requise pour l’activité de votre organisme.

Oui. Les organismes peuvent soumettre jusqu’à trois demandes par année (un maximum de trois subventions de projet ou une subvention Signature avec un maximum de deux subventions de projet). Toute demande supplémentaire sera inadmissible et automatiquement rejetée.

La Fondation ne financera pas plus d’un projet par demandeur au cours d’une année donnée.

Les demandes pour une subvention Signature ou une subvention de projet doivent cadrer avec les efforts que la Fondation consacre aux activités communautaires de première ligne qui viennent en aide aux enfants et aux jeunes.

La demande doit démontrer qu’un besoin sera satisfait et qu’il n’y a pas ou peu d’imitation ou de concurrence par rapport aux services existants, c’est-à-dire que le projet est unique ou complémentaire.

Les projets doivent être réalisés selon un plan réaliste et à l’aide de ressources, y compris toute autre source de financement, correspondant aux objectifs.

Les projets doivent favoriser le développement des capacités ou la création ou l’expansion de services, plutôt que le maintien de services existants. L’expansion peut comprendre l’amélioration d’un service, l’ajout d’un service ou l’inclusion d’un nouveau territoire géographique. Les activités de développement des capacités peuvent aussi comprendre le lancement d’un nouveau projet ou d’un nouveau programme, les frais qui couvrent directement la prestation d’un programme, comme le kilométrage, la location d’installations, les activités de communication, ou l’achat, la construction ou l’ajout de nouvel équipement ou de nouvelles installations. Une partie des fonds peut aussi servir à embaucher ou à former du personnel pour développer ou mettre en œuvre le projet.

Enfin, les résultats attendus du projet doivent répondre aux besoins de la communauté et être mesurables.

Les subventions de projet (jusqu’à 25 000 $) doivent être propres à un projet et ne peuvent donc pas être utilisées pour les coûts d’exploitation généraux.

Les organismes nationaux qui recherchent un financement général peuvent soumettre une demande pour l’une de nos subventions Signature.

Les demandes d’une subvention Signature doivent montrer que leurs programmes ont déjà contribué à améliorer la communauté ou les circonstances individuelles des enfants et des jeunes à l’échelle nationale.

Oui. Les évaluations des années précédentes ne s’appliquent pas à l’évaluation de l’année en cours. Toutes les demandes seront évaluées à nouveau.

Seuls les organismes autochtones locaux et régionaux qui offrent des programmes basés sur les principes de vérité et de réconciliation et qui viennent en aide aux enfants et aux jeunes autochtones sont admissibles à la subvention Signature pour la vérité et la réconciliation avec les Autochtones.

Vérifiez si vous êtes admissible

Nous avons préparé une liste de tous les renseignements dont vous avez besoin pour remplir votre demande de subvention. Nous vous suggérons de télécharger la liste avant d’ouvrir une session dans le site Web pour vous assurer que vous avez tout ce qu’il vous faut.

Non. Toutes les demandes doivent être présentées en ligne dans notre système.

Oui. Les organismes peuvent soumettre jusqu’à trois demandes par année (un maximum de trois subventions de projet ou une subvention Signature avec un maximum de deux subventions de projet). Les demandes supplémentaires ne seront pas admissibles.

La Fondation ne financera pas plus d’un projet par demandeur au cours d’une année donnée.

Les bénéficiaires d’une subvention Signature peuvent soumettre une nouvelle demande de subvention Signature tous les trois ans. Cependant, ils peuvent soumettre une demande de subvention de projet chaque année.

Veuillez choisir le secteur qui se rapproche le plus de votre organisme. Vos réponses aux autres questions du formulaire nous fourniront les renseignements nécessaires.

Nous n’accordons pas de financement pluriannuel.

La demande que vous soumettez constitue la demande finale de votre organisme. Aucune autre demande ni aucun renseignement supplémentaire ne seront acceptés. Si certains champs importants sont vides ou s’il manque des éléments clés dans le formulaire de demande, votre organisme pourrait ne pas être admissible. Il est essentiel de vous assurer que votre demande est dûment remplie avant de la soumettre.

Nous avons préparé une liste de tous les renseignements dont vous avez besoin pour remplir votre demande de subvention. Nous vous suggérons de télécharger la liste avant d’ouvrir une session dans le site Web pour vous assurer que vous avez tout ce qu’il vous faut.

Cela dépend du montant de la subvention que vous demandez. Veuillez soumettre les documents financiers pertinents qui correspondent au montant de la subvention demandée. Si vous ne fournissez pas les bons documents financiers, votre demande sera automatiquement refusée.

Non. Nous désirons néanmoins être informés de toute affiliation entre les membres des conseils d’administration des organismes et la Fondation communautaire de Postes Canada afin d’assurer une transparence complète au sein des membres de notre conseil d’administration lors de l’examen des candidatures. Pendant le processus d’évaluation, on ne tient aucunement compte d’une affiliation entre un membre du conseil d’administration de la Fondation et un organisme qui demande une subvention.

Oui. Ce système est équipé d’une fonction d’enregistrement automatique. Pour les formulaires de plusieurs pages, vos réponses sont enregistrées dans une zone sécurisée à l’intérieur de la zone de stockage local de votre navigateur chaque fois que vous naviguez entre les pages, précédentes ou suivantes. Vous pouvez fermer votre navigateur et reprendre automatiquement là où vous étiez, à tout moment, simplement en accédant à nouveau au formulaire. Ces informations ne sont envoyées à nos serveurs qu’après que vous avez soumis le formulaire. Veuillez noter que pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez utiliser le même appareil et le même navigateur à chaque fois.

Oui. Une fois le formulaire rempli, vous pouvez en imprimer une copie complète avant de soumettre votre candidature. Nous encourageons fortement tous les candidats à imprimer une copie de leur demande définitive.

Non. Une fois la demande soumise, vous ne pourrez plus visualiser le formulaire ou y avoir accès.

Lorsque vous soumettrez la demande, vous recevrez un courriel automatisé adressé à la personne-ressource principale vous informant que votre demande a été soumise.

Si vous éprouvez des problèmes techniques, cliquez sur le lien d’aide dans le coin supérieur droit de l’écran. Il contient un court formulaire dans lequel vous pouvez saisir votre nom, votre numéro de téléphone et votre adresse courriel, ainsi qu’une brève description du problème éprouvé. On communiquera avec vous par téléphone ou par courriel dans un délai d’un jour ouvrable.