Services internes

Les services internes constituent des groupes d’activités et de ressources connexes qui sont gérés de façon à répondre aux besoins des programmes et des autres obligations générales d’une organisation. Ces groupes sont les suivants : services de gestion et de surveillance, services des communications, services juridiques, services de gestion des ressources humaines, services de gestion des finances, services de gestion de l’information, services des technologies de l’information, services de gestion des biens, services de gestion du matériel, services de gestion des acquisitions et services de gestion des voyages et autres services administratifs. Les services internes comprennent uniquement les activités et les ressources destinées à l’ensemble d’une organisation et non celles fournies à un programme particulier.

Services d’acquisitions

Activités mises en oeuvre dans le but de se procurer les biens et les services requis pour répondre à une demande dûment remplie (y compris une définition complète et précise des exigences et la garantie que les fonds sont disponibles), et ce, jusqu’à la passation ou à la modification d’un marché.

Services de communications

Activités mises en oeuvre afin de veiller à ce que les communications du gouvernement du Canada soient gérées efficacement, bien coordonnées et répondent aux divers besoins d’information du public. La fonction de gestion des communications assure la diffusion de renseignements gouvernementaux au public interne et externe ainsi que la prise en considération de ses préoccupations et intérêts dans la planification, la gestion et l’évaluation de politiques, de programmes, de services et d’initiatives.

Services de gestion financière

Activités visant à assurer l’utilisation responsable des ressources publiques comme la planification, la gestion budgétaire, la comptabilité, la production de rapports, le contrôle et la surveillance, l’analyse, les conseils et le soutien au processus décisionnel, ainsi que les systèmes financiers.

Services de gestion des ressources humaines

Activités de détermination de l’orientation stratégique, d’affectation des ressources entre les services et les processus et activités liées à l’analyse des risques et à la détermination des mesures d’atténuation à prendre. Elles permettent de veiller à ce que les services et les programmes du gouvernement fédéral respectent les lois, les règlements, les politiques et les plans applicables.

SPC ressources humaines

Description :

Les documents portent sur l’organisation et les postes, la planification de l’effectif, la gestion de la rémunération, la gestion des prestations d’emploi, l’indemnisation des travailleurs, le recrutement et la dotation, la gestion des employés, la gestion de la paie, la planification et l’évaluation du rendement, la formation et le perfectionnement, la santé et la sécurité au travail, la gestion de la santé des employés et les relations de travail. Ces fichiers comprennent également des documents découlant de la gestion de la structure organisationnelle, de l’analyse des exigences en matière de ressources de la Société dans les secteurs d’activités, de la définition, de l’exploitation et de l’examen du nombre d’employés et des niveaux de rémunération incitative, de l’analyse des candidats selon un profil de poste précis, des exigences de formation des employés et de la négociation des conventions collectives.

Types de documents :

 Organisation, postes, classification de l’employé, gestion de la rémunération, prestations d’emploi, indemnisation des travailleurs, recrutement, dotation, gestion des employés, gestion de la paie, planification et évaluation du rendement, évaluations de l’employé, santé et sécurité, gestion de la santé des employés, relations de travail, structure organisationnelle, ressources de la Société, niveaux de rémunération, régimes d’avantages, profil des postes, paie des employés, plans de gestion du rendement, évaluations, formation, santé des employés, conventions collectives.

Numéro du dossier :

 SCP RH 6

 

Conflits d’intérêts

Description :

Ce fichier réunit des renseignements ayant trait aux conflits d’intérêts incluant la correspondance s’y rattachant. Des renseignements personnels peuvent être fournis sur le formulaire de Demande d’emploi et du Questionnaire de divulgation de conflit d’intérêts, des rapports confidentiels, des rapports financiers, des rapports sur les activités extérieures des employés et des rapports d’enquêtes portant sur les conflits d’intérêts réels et potentiels, de même que toute la correspondance s’y rattachant. Les personnes qui désirent avoir accès à ce fichier doivent préciser leur nom, leur titre, leur occupation, leur lieu de travail et la date.

Catégorie de personnes :

Demandeurs/candidats externes et tous les employés de Postes Canada, incluant ceux qui l’ont quittée récemment, qui sont impliqués dans des conflits d’intérêts réels ou potentiels.

But :

Le présent fichier sert à la mise en application et à l’évaluation de la politique sur les conflits d’intérêts. La Loi sur la Société canadienne des postes permet de recueillir les renseignements personnels de la façon décrite.

Usages compatibles :

Les documents servent à déterminer l’existence de conflits d’intérêts, et le cas échéant, à aider à la prise de décision, que ce soit dans le cas d’une mutation, d’un transfert, d’un concours, de mesures disciplinaires ou d’une cessation d’emploi.

Normes de conservation et de destruction :

Les documents sont conservés pendant deux ans après la cessation d’emploi, la démission ou le départ à la retraite, puis ils sont détruits de façon sécuritaire.

No ADD :

91/020

Renvoi au document no :

SCP RH 6

Enregistrement (SCT) :

002156

No du fichier :

SCP PPE 814

 

Ressources humaines de la Société

Description :

Ce fichier contient des renseignements personnels réunis au cours du traitement des questions délicates concernant les employés, notamment les évaluations du problème, les solutions de rechange, les recommandations et la décision prise par la suite, à savoir la poursuite du travail, l’imposition de mesures disciplinaires, le déplacement, la rétrogradation ou la cessation d’emploi. Précisons que le règlement des frais d’inscription est aussi versé au fichier Comptes fournisseurs (SCP PPE 820).

Catégorie de personnes :

 Employés non syndiqués de Postes Canada désignés comme un cas de services spéciaux, parce qu’ils sont considérés comme ayant besoin de plus d’attention ou parce que leur poste a été déclaré superflu.

But :

Appuyer la prestation de conseils objectifs à la haute direction sur les cas épineux de certains employés non syndiqués.

Usages compatibles :

Les documents servent à garantir le traitement humanitaire et conséquent, dans la légalité, des décisions touchant l’emploi. Des notes sur les décisions prises (non motivées) peuvent être versées au fichier Dossiers individuels sur le personnel, SCP PPE 802.

Normes de conservation et de destruction :

Les documents sont conservés pendant une période de sept ans après le dernier emploi administratif (par exemple, règlement de la question) avant d’être détruits de façon sécuritaire.

No ADD :

91/020

Renvoi au document no :

SCP RH 6

Enregistrement (SCT) :

001355

No du fichier :

SCP PPE 812

 

Dossier de santé du personnel

Description :

Ce fichier contient tous les renseignements consignés, générés, acquis ou utilisés dans la prestation de services de santé professionnelle, de gestion de cas d’invalidité et de réadaptation aux employés de Postes Canada : les certificats médicaux, ou les documents d’attestation contenant des renseignements médicaux confidentiels, les formulaires d’évaluation de la capacité au travail (ou l’équivalent), les déclarations de médecins traitants, les rapports médicaux, le consentement à la communication de renseignements, la correspondance avec les employés, les chefs d’équipe ou d’autres intervenants ou avec les fournisseurs de soins de santé, les notes sur la gestion des cas, la correspondance relative à l’acquisition de renseignements médicaux, les évaluations des capacités fonctionnelles, les plans d’intensification des tâches, les rapports de recommandations et de règlement des dossiers ainsi que la correspondance s’y rapportant, les plans de réadaptation et les listes de vérification, les rapports des spécialistes et des conseillers, les analyses des exigences physiques, les rapports médicaux spéciaux sur l’exposition aux risques professionnels et la correspondance provenant de fournisseurs tiers, notamment la société d’assurance invalidité à long terme/d’invalidité. Certains renseignements touchant la santé du personnel peuvent également être conservés, par exemple les évaluations des risques liés à la santé et les évaluations de la condition physique et du mode de vie. Il existe des dossiers informatisés pour certains renseignements. (Remarque : Certains dossiers de consultation peuvent aussi se trouver dans le fichier Griefs et arbitrages SCP PPE 813, et dans les dossiers des demandes d’indemnisation des accidents du travail, SCP PPE 845.)

Catégorie de personnes :

Un dossier de santé du personnel est créé dès réception d’un document susmentionné pour chaque employé de Postes Canada qui est atteint d’une invalidité partielle temporaire ou permanente et qui a nécessité des mesures d’adaptation ou qui a subi des accidents ayant occasionné des blessures de nature professionnelle ou non; a pris un congé de maladie de courte et de longue durée avec certificat, qui a utilisé les services du fournisseur de gestion des cas d’invalidité ou dont le ou les médecins ont communiqué des renseignements au fournisseur de gestion des cas d’invalidité.

But :

Appuyer les programmes de santé professionnelle, de gestion des cas d’invalidité et de réadaptation.

Usages compatibles :

Ces dossiers servent à administrer des cas; à aider les employés à faire face aux questions de santé professionnelle, de gestion d’invalidité et de réadaptation afin de favoriser le rétablissement rapide par des interventions appropriées, l’éducation en matière de santé et des conseils; à justifier les congés et prestations qui ont trait à des blessures et maladies liées au travail; à aider les employés exposés à certains risques professionnels ou qui ont des maladies ou incapacités connues à être à même de continuer à travailler; à offrir des programmes de promotion de la santé qui mettent l’accent sur un mode de vie sain. Ces dossiers facilitent en outre l’étude et la correction des situations de travail qui peuvent contribuer à des maladies et à des blessures, par exemple l’élaboration de programmes préventifs reposant sur l’incidence de certaines maladies et blessures.

Certains renseignements peuvent servir à des études épidémiologiques.

Normes de conservation et de destruction : 

Les documents sont conservés pour 10 ans suivant la cessation d’emploi auprès de la SCP avant d’être détruits de façon sécuritaire.

No ADD :

91/020

Renvoi au document no :

SCP RH 6

Enregistrement (SCT) :

003158

No du fichier :

SCP PPE 840

 

Dossiers individuels sur le personnel (Avantages sociaux)

Description :

Ce fichier contient des documents tels que les lettres d’autorisation (prime de rendement, prime de bilinguisme, rémunération intérimaire, formulaires de dotation), les demandes d’adhésion à la protection d’assurance maladie et d’assurance dentaire, les formulaires de choix d’options à la retraite, les demandes de prestations d’assurance invalidité ainsi que les données concernant les indemnités, les primes et les cessations d’emploi. Les autres documents à l’appui comprennent notamment les noms des personnes à charge aux fins des régimes de soins médicaux et de soins dentaires, les copies d’extraits de naissance, de certificats de mariage/séparation/divorce, les procurations et renseignements de succession tels que les noms des bénéficiaires. Certains des renseignements sont consignés sous forme électronique dans le cadre du système de Gestion des ressources humaines et administration des avantages sociaux et des Systèmes, applications et produits (SAP). (Remarque : Des copies de dossiers relatifs aux indemnités, primes, avantages indirects et cessations d’emploi peuvent aussi être conservés au volet « Rémunération » du fichier Dossiers individuels sur le personnel.)

Catégorie de personnes :

Employés actuels ou ayant récemment cessé de travailler à Postes Canada et qui ont le droit de recevoir des prestations prévues par les régimes d’avantages pour employés ou retraités.

But :

Appuyer l’administration des avantages sociaux et le paiement de certaines indemnités auxquels les employés ont droit.

Usages compatibles :

Les documents sont utilisés pour fournir l’information nécessaire à la gestion des avantages sociaux à Postes Canada. L’information est partagée avec le Régime de retraite de Postes Canada (en ce qui concerne l’administration des pensions), le fournisseur du RER collectif et le fournisseur du volet à cotisations déterminées, s’il y a lieu, et les fournisseurs des régimes collectifs de soins médicaux et d’assurance-vie. Elle est également utilisée aux fins du traitement des demandes de prestations d’invalidité et pour déterminer les dates de service continu qui serviront au calcul de l’indemnité de départ. Le volet de ce fichier peut être utilisé conjointement avec les volets Carrière et Paie, SCP PPE 808 et SCP PPE 815, aux fins d’une entrevue disciplinaire en vertu de la convention collective applicable.

Normes de conservation et de destruction : 

Deux ans après l’année au cours de laquelle l’employé a quitté l’entreprise, les dossiers sont transférés à Bibliothèque et Archives Canada (BAC) et détruits de façon sécuritaire au moment où l’employé atteint l’âge de 80 ans (sous réserve qu’il se soit écoulé deux ans depuis le dernier usage administratif). Depuis 2017, la BAC ne reçoit plus, ne conserve plus, ni ne détruit ces fichiers. Toutefois, cette situation n’a pas d’incidence sur la période de conservation.

No ADD :

91/020

Renvoi au document no :

SCP RH 6

Enregistrement (SCT) :

001346

No du fichier :

SCP PPE 802

 

Dossiers individuels sur le personnel (Carrières)

Description :

Ce fichier, également appelé fichier de « Gestion des ressources humaines – Employé », contient les évaluations du rendement (pour le personnel cadre et exempt et les employés membres de l’AOPC et de l’AFPC), les renseignements concernant la dotation, les lettres d’offre, les évaluations pendant la période de probation, les curriculum vitæ, les diplômes, les attestations de formation, les résultats d’examens, les documents relatifs à l’examen des connaissances sur les langues officielles, les lettres de discipline, les prix (par exemple, prix Bravo et Excellence du service), les lettres de témoignages d’appréciation, la documentation des problèmes d’assiduité et de gestion du temps, les profils d’employés, les formulaires de perfectionnement professionnel et autres renseignements comme le numéro d’employé, le titre du poste, le lieu de travail, le numéro de concours et la catégorie linguistique. Certains des renseignements sont consignés sous forme électronique dans les modules Perfectionnement du personnel et Gestion du personnel du SAP. Ce fichier contient, entre autres, les renseignements personnels suivants : objectifs de rendement, examens des compétences, plans de formation et de perfectionnement, évaluations de fin de semestre, rapports de période d’essai, plans d’amélioration et évaluations de fin d’année ainsi que les résultats de tests.

Catégorie de personnes :

La plupart des employés actuels ou ayant récemment quitté Postes Canada. (Les dossiers de carrière n’existent pas encore dans certaines régions ou pour les membres de certaines unités de négociation.)

But :

Appuyer le développement de la carrière de chaque employé. La Loi sur la Société canadienne des postes permet de recueillir les renseignements personnels de la façon décrite.

Usages compatibles :

Les documents servent de référence dans les fonctions des Ressources humaines telles que la dotation, la planification et le perfectionnement des ressources humaines, la gestion du rendement, la formation et le perfectionnement, les relations du travail et dans les activités telles que les promotions, la planification de la relève, les mutations, les rétrogradations et les cessations d’emploi; ils servent à mener des entrevues sur la discipline ou l’assiduité et à faciliter la supervision des employés (les superviseurs contribuent aux données relatives à leurs employés et aux personnes admissibles pour un poste de leur unité de travail et ils peuvent y accéder).

Normes de conservation et de destruction : 

Deux ans après l’année au cours de laquelle l’employé a quitté l’entreprise, les dossiers sont transférés à Bibliothèque et Archives Canada (BAC) et détruits de façon sécuritaire au moment où l’employé atteint l’âge de 80 ans (sous réserve qu’il se soit écoulé deux ans depuis le dernier usage administratif). Depuis 2017, la BAC ne reçoit plus, ne conserve plus, ni ne détruit ces fichiers. Toutefois, cette situation n’a pas d’incidence sur la période de conservation.

No ADD :

91/020

Renvoi au document no :

SCP RH 6

Enregistrement (SCT) :

003546

No du fichier :

SCP PPE 808

 

Dossiers individuels sur le personnel (Rémunération)

Description :

Ce fichier contient des documents électroniques et certains documents papier relatifs aux renseignements sur les salaires, la gestion de l’effectif (GE), les indemnités, les paiements en trop et les lettres d’autorisation. Il contient des renseignements, tels que ceux sur les formulaires T4 et R1 entre autres, et d’autres documents fiscaux, ainsi que les données pour le virement automatisé et les déductions pour amortissement (Obligations d’épargne du Canada, Centraide Canada, FTO). Ce fichier contient aussi des documents relatifs aux cotisations syndicales, aux déductions relatives au Régime de pensions du Canada, aux rabais et régime d’épargne, s’il y a lieu et, le cas échéant, des renseignements concernant les indemnités, les primes, les avantages indirects, les paiements en trop, la cessation d’emploi et les formulaires de congés relatifs aux demandes de prestations aux commissions des accidents du travail. La date de naissance ou de décès et l’état matrimonial ont été informatisés et sont stockés dans divers systèmes : SAP, Centre d’interaction des employés (CIE), imagerie, microfilms et disque compact (DC). Certaines données sont également versées dans les systèmes informatiques de Ceridian Canada Ltée, notamment celles du service de la paie pour la haute direction (actuelles) et les employés qui ne sont pas membres de la haute direction (historiques). L’accès à ces systèmes est limité aux employés possédant une cote de sécurité. Les copies des lettres d’autorisation, des formulaires d’inscription, des renseignements des feuillets TD1 et des dossiers relatifs aux indemnités, aux primes d’encouragement, aux avantages indirects et à la cessation d’emploi sont aussi versées au fichier Dossiers individuels sur le personnel (Avantages sociaux, SCP PPE 802). Le fichier contient également le numéro d’assurance sociale, qui est requis à des fins de production de rapports auprès de l’Agence du revenu du Canada et de Ressources humaines et Développement des compétences Canada.

Les employés qui désirent avoir accès à ce fichier doivent indiquer le lieu d’emploi et les dates souhaitées et préciser s’ils recherchent des dossiers de paie particuliers ou des renseignements sur la paie.

Catégorie de personnes :

Tous les employés à l’emploi de Postes Canada ou l’ayant quittée récemment et les membres du Conseil d’administration.

But :

Ce fichier sert de référence au paiement des salaires et des avantages financiers aux employés. Ces renseignements sont recueillis conformément aux dispositions de la Loi sur la Société canadienne des postes.

Usages compatibles :

Les dossiers servent à fournir les renseignements nécessaires aux fonctions de paie et d’administration des salaires et des avantages sociaux au sein de Postes Canada, notamment : calculer la paie, émettre les chèques des employés et répondre aux demandes de renseignements de ceux-ci concernant leur rémunération; permettre la vérification et le rapprochement des comptes de paie, pour régler, par exemple, les cas de paiements en trop, et fournir d’autres données sur la paie à la direction aux fins d’analyses de la productivité et d’établissement des coûts des avantages sociaux, de négociations collectives, de budgétisation, etc. Les renseignements contenus dans ce fichier sont partagés avec le régime de retraite de la SCP (administration des pensions), avec l’Agence du revenu du Canada (fiscalité) (revenus et retenues), les commissions provinciales d’accidents du travail ainsi qu’avec les organismes provinciaux d’assurance maladie. Ils sont également partagés avec Ressources humaines et Développement des compétences Canada, aux fins notamment d’assurance-emploi et de relevé d’emploi. Les dossiers de ce fichier servent aussi à traiter les demandes d’indemnisation d’invalidité et d’accident du travail (SCP PPE 845) ainsi que les plaintes et les griefs relatifs à la paie (SCP PPE 813). À noter que Ceridian Canada Ltée est un fournisseur tiers qui s’occupe de certains volets du service de la paie pour Postes Canada et qui conserve des renseignements confidentiels conformément aux normes sur la protection des renseignements personnels et les exigences législatives. Le volet de ce fichier peut être utilisé conjointement avec les volets Carrière et Avantages, SCP PPE 808 et SCP PPE 802, aux fins d’une entrevue disciplinaire en vertu de la convention collective applicable.

Normes de conservation et de destruction : 

Deux ans après l’année au cours de laquelle l’employé a quitté l’entreprise, les dossiers sont transférés à Bibliothèque et Archives Canada (BAC) et détruits de façon sécuritaire au moment où l’employé atteint l’âge de 80 ans (sous réserve qu’il se soit écoulé deux ans depuis le dernier usage administratif). Depuis 2017, la BAC ne reçoit plus, ne conserve plus, ni ne détruit ces fichiers. Toutefois, cette situation n’a pas d’incidence sur la période de conservation.

No ADD :

91/020

Renvoi au document no :

SCP RH 6

Enregistrement (SCT) :

002010

No du fichier :

SCP PPE 815

 

Cas de responsabilité financière

Description :

Ce fichier réunit notamment les renseignements suivants : titre de poste, lieu de travail, rapports de crédit occasionnels, rapports d’enquête sur les pertes, témoignages, avis juridiques concernant le traitement des cas, décisions rendues par les comités et information de suivi (par exemple, sur le recouvrement, le paiement, les poursuites, saisies, faillites et autres procédures judiciaires). (Remarque : Des documents peuvent aussi être classés au fichier Affaires juridiques, SCP PPU 110.) Les personnes qui désirent avoir accès à ce fichier doivent fournir leur nom et toute autre information pouvant servir à identifier le cas, comme la date, le lieu, la nature et le montant de la perte.

Catégorie de personnes :

Les employés, représentants et entrepreneurs de la Société canadienne des postes et d’autres personnes ayant subi des pertes réelles ou soupçonnées.

But :

Le présent fichier a pour but d’aider les comités d’étude sur la responsabilité financière qui examinent les pertes subies par Postes Canada, et de faciliter le recouvrement de sommes dues à Postes Canada. Il contribue également à appuyer l’autorisation parlementaire de collecte de renseignements personnels. La Loi sur la Société canadienne des postes permet de recueillir les renseignements personnels de la façon décrite.

Usages compatibles :

Les documents servent à corriger les situations qui ont entraîné des pertes financières à la Société, qu’il s’agisse de recouvrer des fonds ou de prendre les mesures nécessaires pour éviter que la situation ne se reproduise. Les documents peuvent aussi servir dans le cas d’ordonnance de saisie-arrêt rendue par la cour.

Normes de conservation et de destruction :

Les documents sont conservés pendant une période de six années financières suivant la dernière année financière au cours de laquelle les frais ont été engagés, puis ils sont détruits de façon sécuritaire.

No ADD :

2000/025

Renvoi au document no :

SCP RH 6

Enregistrement (SCT) :

001762

No du fichier :

SCP PPU 065

 

Griefs et arbitrages

Description :

Ce fichier réunit, entre autres, les renseignements suivants : exposés par les employés et les représentants syndicaux, avis de réception des griefs et réponses de la direction, témoignages, avis juridiques occasionnels, rapports d’enquête et d’analyse préparés par des instances extérieures (p. ex., police, commission des accidents du travail), descriptions de fonction (pour les griefs ayant trait à la classification), et décisions et déclarations d’arbitres, du Conseil canadien des relations industrielles et des cours fédérale et provinciales, ainsi que correspondance connexe.

Remarque :

Certains renseignements se retrouvent dans le Système de gestion des griefs (SGG). Le SGG contient des données importantes comme le nom du plaignant, le lieu de travail, l’objet du grief, les dates, et d’autres renseignements concernant le traitement du grief. Le SGG contient aussi des documents sommaires sur les cas d’arbitrage, dont le nom du plaignant et le type de grief, les fondements des décisions et les remarques des arbitres. Les personnes qui désirent avoir accès à ce fichier doivent préciser leur nom, leur matricule, l’unité de négociation dont elles font partie, le numéro du grief ou du cas d’arbitrage et d’autres détails comme la date, le lieu et l’objet du grief.

Catégorie de personnes :

Les griefs personnels soumis par des unités de négociation accréditées ou par Postes Canada concernant la violation présumée de la convention collective.

But :

Appuyer le règlement des griefs relatifs à l’interprétation et à l’application des conventions collectives. La Loi sur la Société canadienne des postes permet de recueillir les renseignements personnels de la façon décrite.

Usages compatibles :

Les documents servent au traitement et au règlement des griefs relatifs à l’interprétation des conventions collectives à tous les paliers, selon la procédure qui prévoit, notamment, le renvoi et le calendrier des causes en arbitrage, au groupe Arbitrages à l’échelle nationale, au siège social, au Conseil canadien des relations industrielles ou à la Cour fédérale; à des fins de recherche, comme les analyses de tendances et les analyses thématiques; à la transmission à la haute direction des cas clés et des problèmes croissants ou récurrents en matière de relations du travail, et à la formation et l’éducation des agents des Relations du travail. Le SGG facilite le traitement des griefs et permet de produire des rapports en vue des négociations collectives, en plus de fournir à la direction un accès direct aux résumés de sentences arbitrales (qui sont en grande partie du domaine public).

Normes de conservation et de destruction : 

Le protocole d’entente signé est conservé pendant trois ans après la dissolution de la SCP, puis il est détruit de façon sécuritaire. Les griefs qui ont été accueillis ou réglés grâce au protocole d’entente doivent être conservés pendant six ans après l’accueil ou le règlement, avant d’être détruits de façon sécuritaire, et les griefs qui ont été abandonnés, modifiés, rejetés ou retirés doivent être conservés pendant 21 ans, avant d’être détruits de façon sécuritaire.

No ADD :

91/020

Renvoi au document no :

SCP RH 6

Enregistrement (SCT) :

001356

No du fichier :

SCP PPE 813

 

Administration des pensions

Description :

Le fichier sur le volet à prestations déterminées du Régime de pension agréé de la Société canadienne des postes (RPASCP) contient des données sur les caractéristiques démographiques et la situation d’emploi des employés et des personnes retraitées couverts par ce volet du RPASCP, notamment : date d’admissibilité à la pension, nombre d’années ouvrant droit à pension, numéro d’identification, date de naissance, sexe, état civil, date du changement d’état civil, adresse et numéro de téléphone du domicile, indicateur d’unité de négociation, catégorie d’emploi, salaire de base, allocations cotisables, chronologie d’embauche, date et motif de cessation d’emploi, montant des retenues aux fins de contribution, base des gains annuels cotisables, durée de la semaine de travail, statut de l’employé, liste de paie, information sur les retenues salariales, y compris l’état de tiers-saisi, s’il y a lieu, renseignements bancaires, adresses postales des personnes retraitées et des survivants, nom et date de naissance des survivants, crédits et retenues fiscaux. Le numéro d’assurance sociale y est également consigné aux fins d’identification légale lors de la production des formulaires fiscaux appropriés.

Catégorie de personnes :

 Il existe des dossiers et des données sur toutes les personnes au service de Postes Canada qui participent au volet à prestations déterminées du RPASCP ou qui sont retraitées. Les personnes qui désirent avoir accès à leur dossier sont invitées à composer le numéro sans frais suivant : 1 877 480-9220.

But :

Calculer, autoriser et verser les prestations de retraite à tous les participants au RPASCP et à leurs survivants et bénéficiaires.

Usages compatibles :

Administrer, maintenir et verser les prestations d’employés et de retraités prévues par le régime, y compris les prestations de survivant et de bénéficiaire, le partage des prestations de retraite à la suite de la rupture du mariage, les prestations de pension rachetée, les facteurs d’équivalence pour l’établissement des feuillets T4, les facteurs d’équivalence rectifiés pour l’établissement des feuillets T10, les facteurs d’équivalence pour services passés, le relevé personnel des prestations de retraite et le calcul du manque à contribuer éventuel de l’employé. Les données du fichier peuvent également être utilisées à des fins d’établissement de rapports statistiques et de feuilles de données destinées à aider à l’administration du régime.

Normes de conservation et de destruction : 

Les dossiers sont conservés en permanence.

No ADD :

98/005

Renvoi au document no :

SCP RH 6

Enregistrement (SCT) :

005246

No du fichier :

SCP PPE 885

 

Programme de bourses d’études et de subventions

Description :

Ce fichier contient des données concernant les demandes reçues, les bourses accordées et les lettres échangées sur le sujet. Au chapitre des renseignements personnels, on y trouve pour chaque candidat son adresse et son numéro de téléphone, l’adresse et le numéro de téléphone de l’établissement qu’il fréquente, les adresses courriel, les renseignements figurant sur son acte de naissance, des échantillons de ses travaux scolaires, ses relevés de notes, les lettres de recommandation, ses antécédents professionnels dont les curriculum vitæ et la preuve de son inscription à l’université. Pour ce qui est des candidats retenus, leurs renseignements bancaires sont également recueillis. L’information qui existe sur support informatique est limitée. Le numéro d’assurance sociale des boursiers figure également dans la banque, la loi exigeant que les renseignements ayant trait aux bourses d’études et aux subventions soient signalés à l’Agence du revenu du Canada.

Catégorie de personnes :

 Les enfants des employés à plein temps et à temps partiel de Postes Canada qui ont présenté une demande de bourse ainsi que les candidats du grand public pour les programmes de subventions.

But :

Soutenir l’administration d’un programme de bourses d’études ou de subventions destiné aux enfants des employés de Postes Canada ainsi que les candidats du grand public pour les programmes de subventions.

Usages compatibles :

Il peut arriver que le nom des lauréats ou de leurs parents soit divulgué, en particulier dans les publications internes.

Normes de conservation et de destruction : 

Les demandes de bourse d’études non retenues sont conservées pendant les deux années suivant l’année pendant laquelle la décision a été prise, puis elles sont détruites de façon sécuritaire. Les documents concernant les demandes retenues sont conservés pendant six années suivant la remise de la bourse ou de la subvention, puis ils sont détruits de façon sécuritaire. Les documents relatifs à la base de données du Programme de bourses et de subventions sont conservés pendant six années suivant la réception et la vérification des données d’entrée, puis ils sont détruits de façon sécuritaire.

No ADD :

91/020

Renvoi au document no :

SCP RH 6

Enregistrement (SCT) :

003157

No du fichier :

SCP PPE 835

 

Programme de reconnaissance des années de service

Description :

Sont consignés dans le fichier sur le Programme de reconnaissance des années de service les éléments suivants : nom, adresse et numéro de téléphone à domicile, date d’entrée en fonction, prix distribués et numéro d’identification.

Catégorie de personnes :

Employés de Postes Canada.

But :

Un des moyens que Postes Canada a choisis pour souligner les états de service de ses employés.

Usages compatibles :

Gérer la reconnaissance des états de service des employés.

Normes de conservation et de destruction : 

Les dossiers sont conservés pendant toute la durée de l’emploi à Postes Canada plus deux années, puis ils sont détruits de façon sécuritaire.

No ADD :

91/020

Renvoi au document no :

SCP RH 6

Enregistrement (SCT) :

002989

No du fichier :

SCP PPE 830

 

Dotation et emploi

Description :

Ce fichier contient des documents tels que les demandes d’emploi sollicitées et spontanées, y compris les demandes d’emploi soumises à l’aide du système de recrutement électronique, les accusés de réception des lettres, les descriptions d’emploi, les profils de sélection, les affiches des concours, les demandes de mutation, les curriculum vitæ indiquant l’expérience et la formation, les lettres de recommandation et les vérifications des références, les documents d’examen des connaissances des langues officielles, les évaluations et les résultats, les listes de candidats, les notes d’entrevue et les évaluations du jury de notation, les listes d’admissibilité, les dossiers des conducteurs, les preuves d’une assurance responsabilité civile automobile applicable, les offres d’emploi, les notes des entrevues d’information et la correspondance connexe. Les personnes qui désirent avoir accès à ce fichier doivent préciser le numéro et la date du concours, le cas échéant, ainsi que le titre du poste et le lieu de travail.

Catégorie de personnes :

Personnes qui font des demandes d’emploi ou qui sont engagées pour remplir, au sein de Postes Canada, des postes temporaires ou permanents, incluant les employés de Postes Canada qui soumettent leur candidature pour un autre poste à l’interne.

But :

Appuyer les fonctions de dotation interne et de recrutement externe de Postes Canada. La Loi sur la Société canadienne des postes permet de recueillir les renseignements personnels de la façon décrite.

Usages compatibles :

Le fichier de dotation aide à fournir de la rétroaction aux candidats en ce qui concerne leurs demandes d’emploi et leurs résultats d’entrevue. En vertu de conditions rigoureuses sur le caractère confidentiel de la divulgation de renseignements, des renseignements personnels sur les candidats retenus peuvent être divulgués à ceux dont la candidature n’a pas été retenue, pour mieux étayer les décisions.

Normes de conservation et de destruction : 

Les documents sont conservés pendant deux ans après le dernier emploi administratif, (soit normalement l’expiration de la période d’appel des concours) avant d’être détruits de façon sécuritaire.

No ADD :

91/020

Renvoi au document no :

SCP RH 6

Enregistrement (SCT) :

001343

No du fichier :

SCP PPU 095

 

Dossiers de supervision

Description :

Ce fichier contient des renseignements liés aux notes et aux dossiers actifs tenus par des superviseurs et concernant les employés qui relèvent d’eux, surtout dans le cas où les dossiers officiels sont tenus à l’extérieur du lieu de travail. Ces dossiers peuvent également contenir des copies de dossiers qui sont conservés dans d’autres banques de données sur les employés, par exemple des évaluations du rendement, des rapports d’accident, des lettres portant entre autres sur l’assiduité et les mesures disciplinaires, des griefs et leurs réponses, des demandes de mutation, des documents imprimés du SAP, la correspondance par courriel; et d’autres demandes faites par les employés. Voir le fichier Dotation et emploi, SCP PPE 801; les trois volets du fichier Dossiers individuels sur le personnel, SCP PPE 802, 808 et 815; Griefs et arbitrages, SCP PPE 813. La documentation originale peut comprendre des demandes de congé, des documents concernant les uniformes auxquels les employés ont droit, des registres de présences, des notes liées aux entrevues ou autres notes. Pour consulter les dossiers, les employés sont encouragés à traiter directement avec leur superviseur. Ceux qui présentent des demandes formelles de renseignements dans ce fichier doivent fournir le nom et le lieu de travail de leurs superviseurs.

Catégorie de personnes :

Employés en fonction ou ayant récemment quitté la SCP, pris leur retraite, démissionné ou été renvoyés, au sujet desquels les superviseurs possèdent des dossiers.

But :

Ces renseignements personnels facilitent la supervision des employés, particulièrement dans les emplacements de travail éloignés. Ces renseignements sont recueillis conformément aux dispositions de la Loi sur la Société canadienne des postes.

Usages compatibles :

Le fichier est utilisé pour contrôler les présences, traiter les demandes de congé, attribuer le travail, établir le calendrier des remplacements, consigner les réalisations spéciales et faire des recommandations aux programmes de reconnaissance envers les employés, prendre des mesures disciplinaires, donner suite aux griefs, signaler les blessures et préparer toute autre correspondance qui relève de l’administration quotidienne du personnel de l’unité de travail.

Normes de conservation et de destruction : 

Les documents sont conservés pendant deux ans après la cessation d’emploi, la démission ou le départ à la retraite, puis ils sont détruits de façon sécuritaire.

No ADD :

98/005

Renvoi au document no :

SCP RH 6

Enregistrement (SCT) :

003739

No du fichier :

SCP PPE 803

 

Formation

Description :

Ce fichier réunit les documents suivants : descriptions de cours offerts aux employés, inscriptions et évaluations (des participants et des formateurs), dossiers de règlement des frais d’inscription, correspondance connexe et horaire des cours. Des données sur la formation se trouvent aussi dans le module de Gestion d’activités du SAP et dans le système SharePoint. (Remarques : Les documents sur les cours de conduite de véhicules sont versés au fichier Gestion du parc de véhicules, SCP PPE 825, et certains dossiers de règlement des frais d’inscription sont versés au fichier Comptes fournisseurs, SCP PPE 820). Les personnes qui désirent avoir accès aux renseignements dans ce fichier doivent préciser le titre de poste, le lieu de travail et la durée de l’emploi, ainsi que le genre, le lieu et les dates des cours suivis.

Catégorie de personnes :

Employés qui participent à des programmes de formation ou qui suivent des cours externes parrainés par Postes Canada dans des domaines comme la gestion, les langues officielles, le marketing et la vente, la gestion de projets, le perfectionnement en leadership et les logiciels de bureautique.

But :

Appuyer la formation fournie aux employés.

Usages compatibles :

Les documents servent à étayer l’approbation, l’inscription, la participation et l’évaluation des employés participant à des programmes de formation (y compris les cours donnés par des organismes extérieurs) et à attester leurs réalisations (le cas échéant) afin d’assurer l’aptitude au travail et la formation en matière de sécurité des employés; à établir les calendriers de cours et les charges de travail pour les agents de formation; à étayer les décisions concernant la planification de la relève, les mouvements des effectifs et la gestion des talents; à répondre aux demandes de renseignements de la part des employés, de leurs superviseurs ou de leurs agents de négociation. Les dossiers de participation, d’exemption et de compétence peuvent être versés dans le fichier Dossiers individuels sur le personnel (voir SCP PPE 802), mais les renseignements sur les besoins et les réalisations des employés peuvent être versés dans le SAP.

Normes de conservation et de destruction : 

La plupart des dossiers concernant les cours, notamment les autorisations et les tests, sont détruits de façon sécuritaire deux ans après la fin de la formation. Les documents permanents, notamment les exemptions à l’égard des langues officielles, les tests des connaissances linguistiques, les certificats et les sommaires des cours suivis de même que les renseignements informatisés, sont conservés pendant deux ans après la cessation d’emploi, puis ils sont transférés à Bibliothèque et Archives Canada. Un fichier maître des éléments ayant une valeur historique est conservé pendant 10 ans seulement à des fins statistiques, avant d’être détruit de façon sécuritaire.

No ADD :

91/020

Renvoi au document no :

SCP RH 6

Enregistrement (SCT) :

001349

No du fichier :

SCP PPE 805

 

Réadaptation

Description :

Ce fichier de renseignements contient des dossiers comme des feuilles de renvoi, des évaluations de l’aptitude physique et des capacités fonctionnelles au travail, des sommaires d’évaluation médicale, des plans de réadaptation professionnelle et listes de vérification, des formulaires d’entrevues initiales et des suivis, des notes sur les progrès, des rapports de recommandations, des rapports de fermetures de cas et de la correspondance connexe. Dans les régions où il existe un fichier distinct pour la réadaptation professionnelle, celui-ci est considéré comme un prolongement du dossier de santé de l’employé. Dans les régions où ce n’est pas le cas, certains éléments de ce fichier se trouvent dans le dossier de santé de l’employé. (Remarque : Des dossiers de consultation peuvent se retrouver dans les fichiers Griefs et arbitrages, SCP PPE 813, Dossier de santé du personnel, SCP PPE 840, et Demandes de règlement aux commissions des accidents du travail, SCP PPE 845).

Remarques : Depuis 2007, les fichiers de réadaptation professionnelle ont été combinés aux dossiers de santé des employés.

Catégorie de personnes :

Les employés de Postes Canada qui souffrent d’une incapacité partielle permanente par suite d’un accident ou d’une maladie.

But :

Appuyer la réintégration professionnelle des employés souffrant d’une incapacité partielle permanente.

Usages compatibles :

Les documents servent à élaborer et à mettre en oeuvre des programmes à l’intention des employés visés, à faciliter la communication avec les intervenants (par exemple, le médecin traitant, le médecin consultant, infirmiers ou infirmières en santé du travail, la gestion hiérarchique), à répondre aux griefs et aux plaintes, à veiller à la conformité au Code canadien du travail, aux lois sur les accidents du travail et à la Loi sur les droits de la personne, et à faire des suivis et des vérifications.

Normes de conservation et de destruction : 

Les documents sont conservés pour 20 ans suivant la cessation d’emploi auprès de la SCP avant d’être détruits de façon sécuritaire.

No ADD :

91/020

Renvoi au document no :

SCP RH 6

Enregistrement (SCT) :

003292

No du fichier :

SCP PPE 851

 

Commission des accidents du travail

Description :

Ce fichier contient divers types de renseignements : rapports d’enquête sur les accidents et les blessures ou maladies professionnelles; demandes présentées aux commissions des accidents du travail et correspondance et formulaires connexes; opinions juridiques; dossiers et correspondance sur les demandes de consultations et les résultats. Certains renseignements médicaux peuvent également être conservés, notamment sur les blessures et maladies non liées au travail. Il existe également certains dossiers automatisés au Système d’information sur les rapports d’accident (SIRA), maintenant transférés dans le système de gestion de l’information du SAP. Le SIRA et le SAP contiennent certaines données de base (âge, sexe, etc.) sur les employés ayant subi des blessures, ainsi que sur le lieu, la nature, la cause et la gravité des accidents et les coûts directs et indirects associés. Le fichier comprend également le numéro d’assurance sociale lorsque la Commission des accidents du travail visée l’exige. Les personnes qui désirent avoir accès à ce fichier doivent fournir le lieu de travail, la date, l’endroit et les détails de la blessure ou de la maladie. Il existe également à la SCP une banque de données de CAT qui tient compte de tous les coûts imputés à la SCP par RHDCC au sujet des demandes de règlement individuelles; cette banque de données est gérée par le groupe Analyse des systèmes de gestion de Postes Canada.

Catégorie de personnes :

Employés de la Société ayant subi des blessures ou un accident au travail ou qui ont présenté un rapport d’accident ou une demande de règlement aux commissions des accidents du travail.

But :

Appuyer les programmes des commissions des accidents du travail.

Usages compatibles :

Ces documents servent à aider les employés à faire face à leurs problèmes médicaux et à éviter qu’ils ne s’aggravent par des interventions pertinentes, l’éducation à la santé et des conseils professionnels; à autoriser les congés et le versement des prestations (y compris les prestations et congés médicaux payés par les CAT et les services de réadaptation professionnelle) qui ont trait aux blessures et maladies liées au travail; à faciliter le traitement des demandes de règlement présentées aux CAT provinciales et l’administration des prestations d’invalidité et des congés pour blessure au travail (le SIRA, le SAP et la banque de données de CAT servent au règlement des réclamations et au redressement des comptes); à préciser les conditions auxquelles les employés soumis à certains risques professionnels ou atteints d’une maladie ou invalidité sont capables de continuer à travailler, ce qui comprend le retour au travail; à fournir toute information utile à des fins de prévention des accidents et de protection de la santé et à traiter les griefs et appels relatifs à la santé professionnelle, à la sécurité et à l’environnement et liés aux demandes d’indemnités présentées à la CAT (voir Griefs et arbitrages, SCP PPE 813). Ces documents facilitent également l’étude et la correction des conditions de travail susceptibles d’entraîner des maladies et des blessures, par exemple par la préparation de programmes préventifs fondés sur la fréquence de certaines maladies ou blessures. Certains renseignements peuvent servir à des études épidémiologiques et peuvent être transmis aux CAT, à Ressources humaines et Développement des compétences Canada, aux médecins traitants et aux représentants d’unités de négociation, afin de faciliter l’administration des demandes de règlement. On transmet des renseignements restreints à Transports Canada, par exemple, en ce qui a trait aux déversements accidentels de produits chimiques par des employés de la Société.

Normes de conservation et de destruction : 

Les documents sont conservés pendant 20 ans après la cessation d’emploi auprès de la SCP, puis ils sont détruits de façon sécuritaire.

No ADD :

91/020

Renvoi au document no :

SCP RH 6

Enregistrement (SCT) :

003159

No du fichier :

SCP PPE 845

 

Gestion et planification des effectifs

Description :

Ce fichier réunit les renseignements comme les avis d’intérêt envers les incitations de départ volontaire ou à la retraite, le nom de l’employé, les états de service, le profil salarial, les montants estimés et payés des incitations à la retraite ou au départ, les acceptations ou les refus des offres incitatives, les cas renvoyés à des services d’orientation professionnelle ainsi que des données fiscales ou financières. Certaines données de référence sont tirées du SAP. On peut également trouver des fichiers connexes dans le dossier de l’employé. Cette activité est actuellement restreinte aux membres de l’AFPC/SEPC ainsi qu’aux membres de l’Association des officiers des postes du Canada (AOPC) lorsque leur poste a été déclaré excédentaire.

Catégorie de personnes :

Employés actuels ou ceux ayant quitté Postes Canada qui ont exprimé leur intérêt à un plan de retraite anticipée ou d’incitation au départ ou qui ont quitté la SCP après avoir accepté un montant incitatif. De plus, ce fichier s’applique aux employés actuels qui sont considérés comme des experts en la matière dans leur domaine.

But :

Appuyer les objectifs de restructuration de la SCP en offrant un plan de retraite ou d’incitation au départ volontaire aux employés admissibles. La liste et le classement des experts en matière visent à évaluer l’incidence d’un départ potentiel et à aider à la création de plans de transfert des connaissances afin de réduire au minimum les risques.

Usages compatibles :

Les documents servent à confirmer l’admissibilité des demandeurs au programme d’incitation, à évaluer cas par cas les montants des indemnités de départ, à faire des offres aux demandeurs admissibles et à traiter les paiements versés aux employés qui ont accepté de telles offres. La liste des experts en la matière est utilisée à des fins de planification des ressources humaines.

Normes de conservation et de destruction : 

Les dossiers sont conservés pendant 10 ans, après que Postes Canada a accepté ou refusé la déclaration d’intérêt de la part d’employés en fonction ou d’anciens employés, puis ils sont détruits de façon sécuritaire.

No ADD :

98/005

Renvoi au document no :

SCP RH 6

Enregistrement (SCT) :

003738

No du fichier :

SCP PPE 834

Services de gestion de l’information

Activités visant à assurer une gestion efficiente et efficace de l’information à l’appui de la prestation de programmes et de services, à faciliter la prise de décisions éclairées, à faciliter la reddition des comptes, la transparence et la collaboration, ainsi qu’à conserver l’information et les documents au bénéfice de la présente génération et des générations futures en veillant à ce qu’ils demeurent accessibles.

Services de technologie de l’information

Activités dont le but est d’assurer l’utilisation efficiente et efficace de la technologie de l’information, à l’appui des priorités gouvernementales et de la mise en oeuvre des programmes afin d’accroître la productivité et d’améliorer les services offerts au public.

Services juridiques

Activités permettant aux ministères et organismes de réaliser les priorités et d’atteindre les objectifs associés à leurs politiques, programmes et services dans un cadre juridique approprié.

Services de gestion et de surveillance

Activités de détermination de l’orientation stratégique, d’affectation des ressources entre les services et les processus et activités liées à l’analyse des risques et à la détermination des mesures d’atténuation à prendre. Elles permettent de veiller à ce que les services et les programmes du gouvernement fédéral respectent les lois, les règlements, les politiques et les plans qui s’appliquent.

Services du matériel

Activités visant à assurer, de la part des ministères, une gestion du matériel durable et responsable sur le plan financier afin d’appuyer l’exécution rentable et efficace des programmes gouvernementaux.

Services de gestion des biens immobiliers

Activités ayant pour objet d’assurer une gestion des biens immobiliers durable et responsable sur le plan financier, tout au long de leur cycle de vie, afin de soutenir l’exécution rentable et efficace des programmes gouvernementaux.